LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

El levantamiento de información es una agrupación de elementos que ínter actúan entre si, con un fin único que es conseguir la información pertinente al objetivo que se quiere alcanzar.

Existen diversidad de técnicas con diferentes flujos las cuales contribuyen a que el trabajo de recolectar los datos sea mucho mas sencillo e intuitivo. Cada método de levantamiento de información tiene sus diferentes estrategias para lograr recolectar distintos tipos de información en distintos contextos. Por esta razón se tiene gran variedad de métodos de levantamiento de información.

Estos son los métodos de levantamiento de información que más se ajustan a las necesidades de las personas:

Entrevista

La entrevista se utiliza para recolectar información de forma verbal, a través de una serie de preguntas que generalmente son formuladas por quien analizara posteriormente la información recolectada. Quienes responden a las preguntas son los administradores, gerentes, empleados o cualquier persona que de una u otra forma vaya a interactuar con el sistema de información. Existe la entrevista estructurada y no estructurada que a continuación se definirán.

Entrevista no estructurada: En esta se trabaja con preguntas abiertas tomando así características de conversación. Con esto se van formulando las preguntas a medida que la entrevista vaya avanzando de acuerdo a lo que se vaya conversando en la misma.

Entrevista estructurada: Esta se basa en preguntas preparadas previamente para poder así entrevistar sin que se pierda de rumbo el objetivo real de las preguntas. Esto se vuelve con el tiempo mas fácil de asimilar por la persona que analiza la entrevista.

En el proyecto manejado por nosotros se realizo una entrevista estructurada en la cual se utilizaron instrumentos auditivos como una grabadora ya que es muy útil ya que se obtiene en palabras exactas lo que la persona entrevistada responde. Y no solo eso sino que la entrevista será mucho mas rápida y dinámica.

A continuación se podrán observar las preguntas realizadas a los clientes, a el trabajador de la empresa en este caso el recepcionista y al administrador.

Preguntas realizadas a los clientes:

1. ¿Qué imagen tenia del hotel antes de visitarlo?

2. ¿Por cuál medio se enteró del hotel?

3. ¿Cuál fue la razón por la cual decidió hospedarse en este hotel y no en otro?

4. ¿Qué referencias ha escuchado del hotel en cuanto a la parte administrativa?

5. ¿Qué referencias ha escuchado del hotel en cuanto a la parte estética?

6. Después de su estadía en el hotel ¿Qué aspectos negativos se han presentado?

7. ¿Podría nombrar los aspectos positivos del hotel en cuanto a la atención que recibió?

8. ¿Cree que en las condiciones actuales del hotel es necesario un software?

9. ¿Respecto a otros hoteles la atención recibida fue la esperada?

10. ¿Los beneficios de cliente habitual que recibió por parte del hotel fueron correctamente ejecutados?

11. ¿Ha escuchado de problemáticas en el hotel por parte de otras personas?

12. ¿Cree que los precios del hotel son los acordes para el servicio prestado?

13. ¿Ha notado alguna clase de problemática en la recepción del hotel y en la reserva de habitaciones?

14. ¿Cree que el ambiente de trabajo de los empleados del hotel es el adecuado para cumplir las funciones que realizan?

15. ¿Qué le cambiaría?

16. ¿Respecto a años anteriores el hotel ha mejorado o empeorado su servicio?

17. ¿Qué diferencias significativas noto entre el manejo de este hotel y los demás?

Preguntas realizadas al administrador:

1. ¿Desde hace cuánto administra este hotel?

2. ¿Está usted al tanto de cada uno de los procesos que realiza el recepcionista?

3. ¿Qué métodos utiliza para calcular sus ingresos?

4. ¿Es para usted de vital importancia la periodicidad en la cual maneja las cuentas del hotel?

5. ¿Piensa que es un gran paso para el hotel implementar un software?

6. ¿Exactamente usted para que utilizaría el software?

7. ¿Es una buena inversión implementar un software en el hotel?

8. ¿Se siente capacitado para utilizar un software implementado en el hotel?

9. ¿Cree que el hotel tendrá más visitantes después de implementado el sistema de información?

10. ¿Cree usted que la estadía en el hotel será mucho más agradable sin el estrés generado por algunos de los procesos que no salen como se espera?

11. ¿Se ha perdido dinero por culpa de malos procesos realizados?

12. ¿Las ganancias que se esperan mes a mes son las acordes con las realmente generadas?

13. ¿En que invierte en el hotel de las ganancias generadas?

Preguntas realizadas al recepcionista:

1. ¿Ha trabajado en otros establecimientos similares o iguales?

2. ¿Qué cargos a despeñado a lo largo de su vida?

3. ¿Ha trabajado en otros hoteles?

4. ¿Qué falencias está evidenciando en su puesto?

5. ¿Alguna vez se ha presentado inconvenientes con clientes por errores causados por su entorno de trabajo?

6. Describa brevemente su entorno de trabajo

7. ¿Está acostumbrado a trabajar bajo presión como lo está haciendo en este hotel?

8. ¿Cree que su puesto de recepcionista en este hotel lo podría desempeñar cualquier otra persona?

9. ¿Le resulta tedioso tener que manejar tanto papeleo?

10. ¿Qué le gustaría que cambiara en su entorno de trabajo y el funcionamiento de los procesos que está realizando?

11. ¿Le sería útil un software que le ayudara con todos estos procesos?

12. ¿Qué expectativas tiene de un software que le ayudara con estos procesos?

13. ¿Cree que el hotel será visitado con más frecuencia después de la implementación de un software?

14. ¿Tiene las capacidades necesarias para aprender a manejar un software para el hotel?

15. ¿Cree que su sueldo es acorde al estrés que genera este puesto de recepcionista?

16. ¿Ha generado estrategias propias que le ayuden a trabajar más cómodamente?

17. ¿Alguna vez se le han perdido datos o registros de vital importancia para el hotel?

18. ¿Se siente a gusto con su trabajo?

19. ¿Qué diferencias significativas ha encontrado entre el funcionamiento de este hotel y el de otros hoteles?

20. ¿Es de su agrado la ubicación geográfica del hotel?

21. ¿En qué épocas es más frecuente las visitas de clientes?

22. ¿Se le han generado inconvenientes en la gestión de los clientes habituales?

23. ¿Se le han generado problemas a la hora de asignar las habitaciones? Descríbalos

Observación

Para hacer una observación del hotel acorde para realizar un buen levantamiento de información se hicieron aplicaron dos métodos. El primero que se aplico fue la observación general, en ella se obtuvo información vital para seguir avanzando, ya que encontramos todo lo referente al objetivo del hotel, la misión, visión, logo y cada aspecto relevante del entorno de trabajo del administrador y del recepcionista.

Los aspectos relevantes que se pudieron obtener acerca del entorno de trabajo de las personas en el hotel es que a pesar de su excelente estética se puede notar que en la parte administrativa y funcional del hotel tienen varias falencias tales como la desorganización que a simple vista parece que no va nada bien.

Este proceso se hizo con el fin de saber cómo y cuándo ejecutaban los procesos correspondientes a la problemática después deducida. Se observó cuanta era la cantidad de papel que se generaba y cuanta se desechaba, es demasiada la que se genera por la gran congestión de clientes. Los trabajadores están muy atareados. Realizar este proceso fue muy importante porque es vital conocer cuáles serán los cambios en el entorno de los trabajadores después de ser implementado el sistema de información.

En la observación general se obtuvo más información como precios de las habitaciones, épocas en la que los precios varían lo que conduce a un alto índice de demanda de trabajadores, se pudo obtener los tipos de clientes que manejan como lo son habituales y esporádicos, además de la cantidad de habitaciones que en concreto son 104, pero hay que tener en cuenta que el hotel últimamente ha estado en un crecimiento constante por lo que el sistema de información propuesto para el hotel debe tener la capacidad de extenderse más allá de lo que el administrador desee.

Se obtuvieron los tipos de habitaciones que se manejan en el “Hotel Andrómeda” que son en concreto tres como la simple, doble y la habitación matrimonial esto es muy importante para estar conscientes todos los procesos realizados en el hotel porque sin ellos no se está al tanto de lo que se pide desde la perspectiva de las personas que trabajan allí y de la persona que solicito la realización del sistema de información.

Al terminar con este proceso se realizó el siguiente método de observación el cual es la observación de la ruta el cual consiste en observar el paso de un documento o de varios documentos, de esta manera se pudo obtener información importante sobre cómo cambia un documento y cuál es su función, el para que se establece la información que allí se pone y el cual es la información que se maneja, esto se realizó en la parte de las reservas ya que es el documento más vital que maneja el hotel.

Este es de los pasos más importantes y relevantes de toda la construcción del software porque a partir de esos documentos que se examinaron se realizara el sistema de información con la metodología que maneja el hotel para las reservas, clientes etc. Obviamente generando algunos cambios que de seguro serán necesarios para la buena construcción del software.

Este proceso de observación de ruta fue demorado ya que se tuvo que esperar hasta que el cliente del hotel dejara de hospedarse en el para obtener la eficiencia con la que se ejecutan los procesos de gestión de clientes y también de gestión de reservas.

En la observación no solo se tuvieron en cuenta la parte estética y administrativa del hotel sino que también su ubicación geográfica.

Este aspecto no es muy relevante para la construcción del software pero si lo es para tener en cuenta que en la implementación del sistema de información jugara un papel muy importante ya que el hotel está ubicado en un sitio visitado con mucha frecuencia por turistas pero al mismo tiempo se encuentra en un área donde no abunda la tecnología por lo que el Hotel Andrómeda será líder en el sector de la tecnología en el momento de la implementación del software.

Después de haber obtenido la información necesaria en el método de observación se le hace un incentivo al cliente para que no desista de la idea del software. Para esto se obtuvieron datos reales del hotel y sus visitantes respecto a los visitantes de otros hoteles y se realizó una gráfica donde se evidencian estos datos y lo que se espera de esos datos después de que se mejore el servicio por medio del sistema de información. La gráfica es la siguiente:

Misión: Que el cliente se sienta cómodo, tranquilo y engreído. La misión del hotel Andrómeda es lograr convertirse en el refugio del viajero que viene a cumplir su sueño de conocer la maravillosa Bogotá, o del viajero que quiere descansar después de haber concluido sus actividades y negocios.

Visión: El Hotel Andrómeda tiene la visión de lograr un liderazgo dentro del grupo de hoteles del mismo nivel. Tenemos la visión de ser el mejor hotel en nuestro medio, y como tal ubicarnos como el preferido de nuestros turistas. La calidad del servicio está basada en los años de experiencia adquiridos por los propietarios, socios y trabajadores.

Encuesta:

Con esta encuesta se pretende indagar mucho más en los procesos realizados en el hotel ya que se tendrán preguntas mucho más específicas. A diferencia de la entrevista se manejara un solo formato de preguntas y se le aplicaran únicamente a los clientes del hotel, con esta encuesta se pretende comparar los datos obtenidos y poder tener así una mejor solución a la problemática.

Después de realizada la encuesta ya se abrían aplicado 4 métodos de levantamiento de información los cuales fueron la observación (con su respectiva grafica acerca de un punto importante), la observación de la ruta o simulación en donde se evidenciaron los datos por los que pasa un documento que es sometido a las reservas y la entrevista. 

Preguntas de la encuesta:

1. ¿Cómo considera la ubicación del “Hotel Andrómeda”?

• Excelente 
• Buena 
• Regular 
• Mala

2. ¿De manera general cómo considera la calidad en el servicio del hotel?

• Excelente 
• Buena 
• Regular 
• Mala

3. ¿Cómo considera la tarifa de las habitaciones?

• Excelente 
• Buena 
• Regular 
• Mala

4. De manera general ¿Cómo considera las instalaciones del hotel?

• Excelente 
• Buena 
• Regular 
• Mala

5. ¿Cómo le pareció la atención al realizar su reservación?

• Excelente 
• Buena 
• Regular 
• Mala

6. ¿Cómo le pareció la atención al registrase en el hotel?

• Excelente 
• Buena 
• Regular 
• Mala

7. ¿Cómo le pareció la atención al dejar de hospedarse en el hotel?

• Excelente 
• Buena 
• Regular 
• Mala

8. ¿Quedo satisfecho con el servicio al cuarto prestado?

• Excelente 
• Buena 
• Regular 
• Mala

9. ¿Cómo consideraría la eficacia en el servicio de recepción?

• Excelente 
• Buena 
• Regular 
• Mala

10. ¿Su nivel de satisfacción en cuanto a los procesos llevados a cabo en el hotel fue?

• Excelente 
• Buena 
• Regular 
• Mala

11. ¿Por qué eligió usted este hotel?

• Tarifa
• Servicio
• Ubicación
• Instalaciones
• Alimentos
• Otro 

12. ¿A qué se dedica?

• Estudiante 
• Empleado
• Profesional 
• Ama de casa
• Negocio propio 
• Otro 

13. ¿Volvería a hospedarse en el “Hotel Andrómeda”?

• Si 
• No 

14. ¿Lo recomendaría?

• Si 
• No 

15. ¿Ha estado antes alojado en este hotel?

• Si 
• No